Innan du börjar
Tre inställningar i företagsprofilen avgör om kalkylerna blir rätt. Allt annat bygger på dem, så lägg några minuter här innan du räknar på första upphandlingen.
Timlön är lön, inte pris
Ange bruttolönen till medarbetaren per timme, före OB och sociala avgifter. CleanCare lägger själv på sociala avgifter, semesterersättning, försäkring, overhead och er vinst.
Skriver du i stället det timpris ni fakturerar kunden räknas påslagen två gånger, och anbudet blir för högt. Under fältet visar vi vad timlönen blir efter påslag. Ligger den siffran långt över 400 kr i timmen har du troligen skrivit säljpriset.
Avverkningsgraderna är era
Under Standardvärden för alla miljöer anger du hur många kvadratmeter ni hinner per timme för dammsugning, moppning, dammning, sanitet, kök och trappa. Under Anpassade värden per miljö kan du ha olika tal för kontor, skola, vård och så vidare.
För dammning gäller en tumregel: tänk på en yta och hur lång tid den tar. Om en yta på 430 m² tar en timme att dammtorka är taxan 430. Hur möblerat det är ingår redan i talet.
Taxor för periodiska moment
Golvvård, storstäd, mattvätt, fönsterputs och möbeltvätt har egna taxor under Taxor för periodiska moment (förifyllning). De används när ett periodiskt moment läggs in på en fastighet. Lämnar du ett fält tomt används schablonen som står under fältet.
Utan timlön kan inget pris räknas. Anbudskalkylen, offerten och P&L-prognosen är spärrade tills timlönen är ifylld. Det är avsiktligt — ett pris byggt på ett gissat timpris är värre än inget pris alls.
Så tänker CleanCare
Några principer styr hur plattformen räknar. Känner du till dem blir det lättare att förstå varför en siffra blev som den blev, och var du ska ändra om den inte stämmer.
Underlaget styr, du har sista ordet
Ytor och frekvenser hämtas från rumslista, ritning och anbudsdokument. Ändrar du ett värde gäller ditt, men en gul ruta visar vad underlaget säger — med en knapp för att gå tillbaka.
Varje våning räknas för sig
Städas entréplanet fem gånger i veckan och kontorsplanen två, räknas det så. Golvens frekvens hämtas per våning i stället för att ett tal får gälla för hela huset.
Robotzonen är ett tillägg
Rita robotzon där du vet att en robot ska köra. Resten av ytan bedöms utifrån miljön. En zon som blivit ofullständigt ritad eller suddad minskar aldrig robotytan för hela huset.
Det sparade schemat är sanningen
Anbudskalkylen räknar på timmarna i det sparade städschemat. Har du inte sparat något schema används en preliminär uppskattning, och det står tydligt i kalkylen.
Allt jämförs mot manuellt
Maskin- och robotförslag visar vad ni sparar mot helt manuell städning. Det gör det lätt att motivera en investering inför en kund eller en ledningsgrupp.
Periodiskt arbete syns separat
Fönsterputs, golvvård och andra återkommande insatser får en egen rad i kalkylen, räknad på de timmar som faktiskt ligger i schemat. Personal som tas in för dem gör bara det arbetet.
Från konto till anbud
Så här ser en typisk upphandling ut från början till slut. Knapparna heter exakt det som står här.
-
Skapa konto
Inloggningssidan
Välj Skapa konto med e-post eller Fortsätt med Google. Godkänn användarvillkoren, integritetspolicyn och personuppgiftsbiträdesavtalet, och bekräfta sedan din e-post via länken du får.
-
Aktivera företaget
Företagsprofil
Fyll i Företagsnamn, välj abonnemang och klicka Spara och aktivera konto. Fyll sedan i timlön, avverkningsgrader och OB-tillägg enligt avsnittet ovan, och spara.
-
Skapa en upphandling
Upphandlingar
Klicka Räkna på ny upphandling, ge den ett namn och gärna en deadline, och välj Skapa upphandling.
-
Lägg till byggnaderna
Upphandlingsvyn
Välj Lägg till byggnad för varje fastighet i upphandlingen och ange antal Arbetsdagar/vecka. Gäller upphandlingen en viss miljö kan du justera taxorna under Avverkningsgrad — de gäller då bara den här upphandlingen.
-
Få in ytorna
Ytor & ritning
Har du en rumslista i Excel, välj Importera Excel med rumsdata — det går snabbast. Har du en planritning, ladda upp den som PDF, sätt skalan, måla hårdgolv, textil och sanitet och klicka Beräkna ytor. Spara när du är klar.
-
Läs in anbudsdokumenten
Dokument & AI-assistent
Ladda upp upphandlingens underlag. Assistenten läser kraven, föreslår svar och hittar periodiska moment som fönsterputs och golvvård. Välj Extrahera periodiska moment så hamnar de i städschemat.
-
Bygg och spara städschemat
Generera städschema
Kontrollera ytor och frekvenser, välj maskiner under Se förslag och justera schemat om du vill. Klicka Spara schema — det är timmarna i det sparade schemat som anbudet räknar på.
-
Räkna på moppar, om det är aktuellt
Moppkalkyl, öppnad från upphandlingen
Moppkalkylen visar vatten-, energi- och tvättmedelsbesparing med ett nytt moppsystem. Öppna den från upphandlingen så följer ytan med, och välj Spara till projekt.
-
Sätt pris i anbudskalkylen
Anbudskalkyl
Kontrollera personal, maskiner, förbrukning och overhead, sätt önskad vinstmarginal och läs av Kundpris (exkl. moms). Spara en version — gärna flera med olika marginal, så du kan jämföra.
-
Kontrollera lönsamheten
P&L-prognos
Prognosen visar intäkter, kostnader och resultat år för år över avtalstiden, med indexering och uppstartskostnader. Här ser du om anbudet håller hela vägen, inte bara första året.
-
Skicka anbudet
Anbudsexport eller Offert
Exportera anbudsunderlaget, eller använd Offert om du vill skicka ett fristående prisförslag utan full upphandling.
Vyerna en och en
En kort beskrivning av varje del av plattformen och när du använder den.
Upphandlingar
Ingången till allt
Här skapar och öppnar du upphandlingar. Inne i en upphandling samlas byggnader, dokument och alla verktyg. Slå på Dela med kollegor om fler i företaget ska kunna se och redigera.
Ritning
Ytor per våning
Ladda upp en PDF-ritning, sätt skalan och måla ytorna i olika färger: hårdgolv, sanitet, dammsugning, kök, trappa och utomhus. Robotzon ritas ovanpå hårdgolv eller dammsugning. Bara första sidan i en PDF används.
Här importerar du också rumslistor i Excel. Välj rätt flik och rubrikrad, låt AI:n koppla kolumnerna och granska fördelningen innan du importerar.
Städschema
Veckan, timme för timme
Schemat byggs utifrån ytor, frekvenser och maskiner, och visar vem som gör vad och när. Du kan redigera det för hand. Periodiska moment läggs på de veckor de ska utföras, och underhållspersonal kan få egen starttid — till exempel kvällstid för mattvätt.
Anbudskalkyl
Från timmar till kundpris
Räknar självkostnad och kundpris per byggnad och för hela upphandlingen. Tabellen Per byggnad visar varifrån timmarna kommer. Spara versioner för att jämföra olika marginaler.
P&L-prognos
Lönsamhet över avtalstiden
Bygger på en sparad anbudsversion och visar resultatet år för år. Du kan visa fler år än avtalslängden — år utöver avtalet märks som optionsår.
Assistent
AI som läser dokumenten
Läser PDF, Word, Excel och bilder. Ställ frågor om underlaget, extrahera kraven och få förslag på svar. Skannade PDF:er utan textlager går inte att läsa — ladda upp en textbaserad fil i stället.
Offert
Snabbt prisförslag
För när du vill ge ett pris snabbt utan att lägga upp en hel upphandling. Ange yta, miljö och frekvenser. Offerten är fristående — maskinvalet du gör här sparas inte till någon byggnad.
Maskiner
Katalogen
Alla maskiner och robotar som kalkylerna räknar med. Du kan justera pris och leasing för era egna avtal, och lägga till egna maskiner. Prisstatus visar om ett pris är uppskattat, offererat eller verifierat.
Kalkylatorerna
Robot, städmaskin och mopp
Tre fristående verktyg för att räkna på en enskild investering: vad en robot sparar, vad en städmaskin betalar tillbaka, och vad ett nytt moppsystem ger i vatten och tvätt. Bra som underlag i en kunddialog.
Förstå varningarna
Plattformen säger till när något behöver din uppmärksamhet. Här är de vanligaste, vad de betyder och vad du gör.
Timlön saknas
Timlönen är inte ifylld i företagsprofilen. Fyll i den och spara, så låses kalkylerna upp.
Personaltimmar innehåller preliminära värden
Någon byggnad saknar sparat schema, eller så har ytor, frekvenser eller maskiner ändrats sedan det sparades. Öppna städschemat för byggnaden och spara det.
Beräkningen har förbättrats sedan detta schema sparades.
Era uppgifter är oförändrade, men vi har förbättrat hur timmarna räknas. Du ser gamla och nya timmar sida vid sida. Välj Räkna om och spara för att använda dagens modell. Inget räknas om utan att du väljer det.
Avviker från underlaget
Du har ändrat en frekvens så att den skiljer sig från rumslistan eller anbudet. Ditt värde gäller. Vill du gå tillbaka till underlagets värde, välj Återgå till underlaget.
Robotzon ritad men ingen robot vald i Maskiner.
Du har markerat var en robot ska köra, men inte valt någon robot. Välj en under Se förslag i städschemat, annars räknas ytan manuellt.
Avstämningen går inte ihop
Ytan i rumslistan stämmer inte med det som importerats. Kontrollera kolumnkopplingen — oftast har fel kolumn valts som rumstyp. Importen spärras tills det stämmer.
Din kollega har ändrat schemat
Någon annan har sparat samma schema samtidigt. Ladda om för att se den senaste versionen. Dina ändringar sparades inte, så kollegans arbete är orört.
Idéer för ert arbete
Några sätt kunder använder plattformen på, utöver att räkna på upphandlingar.
Pris på en eftermiddag
Importera rumslistan, låt assistenten hitta de periodiska momenten, spara schemat och läs av priset. Det som tidigare tog dagar blir en eftermiddag.
Jämför med och utan robot
Maskinförslagen visar besparingen mot manuell städning. Lägg två versioner i anbudskalkylen och visa kunden skillnaden svart på vitt.
Visa hållbarheten i siffror
Moppkalkylen räknar ut hur mycket vatten, energi och tvättmedel ett nytt moppsystem sparar per år. Ett konkret svar på upphandlingens miljökrav.
Snabbt svar på en förfrågan
Använd Offert när en kund hör av sig och vill ha ett ungefärligt pris. Du behöver bara yta, miljö och frekvenser.
Pröva marginalen
Spara flera versioner av anbudet med olika marginal, och se i P&L-prognosen hur de håller över hela avtalstiden och eventuella optionsår.
Arbeta tillsammans
Dela upphandlingen med en kollega. En kan rita ytorna medan en annan läser in dokumenten — och plattformen varnar om ni råkar spara samtidigt.
Vanliga frågor
Varför skiljer sig priset mellan två vyer?
Anbudskalkylen räknar på det sparade städschemat. Har du ändrat något efter att schemat sparades, eller aldrig sparat det, kan andra vyer visa en nyare uppskattning. Spara schemat, så räknar alla på samma underlag.
Vad ska jag skriva i timlön om vi har olika löner?
Ange den genomsnittliga bruttolönen per timme för den personal som utför städningen, före OB och sociala avgifter. OB läggs på separat utifrån när arbetet ligger i schemat.
Min rumslista har ingen kolumn för golvtyp. Går den att använda?
Ja. Saknas golvtyp klassas golvet utifrån rumstypen — korridor, kontor, WC och så vidare. Du kan justera fördelningen innan du importerar. Kontrollera att kolumnen med rumstyp är vald, inte kolumnen med rumsnummer.
Hur räknas ytor som inte ska städas?
Rader utan städfrekvens i rumslistan räknas som utanför uppdraget och visas som ett eget avdrag i avstämningen, så du ser exakt hur mycket som tagits bort. Du kan välja att ta med dem och sätta en frekvens själv.
Kan jag ändra frekvensen för en enskild byggnad?
Ja, i städschemat. Ditt värde gäller före det som står i underlaget. En gul ruta visar vad underlaget anger, så du alltid kan jämföra och gå tillbaka.
Vad händer med ett anbud jag redan skickat om ni förbättrar beräkningen?
Ingenting, förrän du själv väljer det. Ett sparat schema behåller sina timmar. Du får en notis om att beräkningen förbättrats, ser gamla och nya timmar sida vid sida, och räknar om bara om du vill.
Priserna på maskinerna stämmer inte med våra avtal.
Öppna maskinen i Maskiner och ange ert eget pris och leasing. Det gäller då bara för ert företag. Prisstatus visar om ett katalogpris är uppskattat eller verifierat.